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優化 Salesforce 系統並整合 Microsoft 365、Copilot 和 Teams 

執行摘要：本研究報告旨在為企業優化 Salesforce CRM 系統並整合 Microsoft 365、Copilot和Teams提供全方位策略建議。報告首先探討Salesforce 系統優化的最佳實踐，包括自動化銷售流程、資料整合、使用者體驗提升與報表分析。接著深入分析如何將Salesforce與Microsoft 365 (Outlook、SharePoint、OneDrive)、Microsoft Teams和Microsoft 365 Copilot智慧助理進行整合，帶來具體效益與應用場景。最後，評估現有整合工具（如Zapier、Power Automate及第三方外掛）的角色與限制，並提出技術選型比較、實作步驟建議以及潛在風險與對策。透過這些優化與整合措施，我們預期可大幅提升企業內部的協作效率和自動化程度，自動化約70%重複性銷售工作、減少50%的手動資料輸入，同時建立統一的銷售與客戶資料管理架構，提高銷售流程透明度和決策洞察力。以下將分章節詳細闡述各項重點。

一、Salesforce 系統優化策略：自動化、整合、體驗與分析

1.1 自動化營銷與銷售流程\ 利用 Salesforce 平台提供的（如Flow、過程建構器與自動化腳本等）提升作業效率。例如，使用 Salesforce Flow 來自動處理商機狀態轉換：當商機標記為「已贏單」（Closed-Won）時，系統可自動觸發建立客戶資產（Asset）及技術服務工單（Case），避免人工遺漏並加速售後服務銜接。這類自動化設計不僅減少人工重複操作，也有效消除銷售和技術支援部門之間的資訊斷層。同時，Salesforce 提供流程排程（Scheduled Flows）與觸發器功能，可定期執行客戶資料清理、潛在客戶跟進提醒等任務，確保銷售流程流暢。

1.2 資料整合與單一真實來源\ 將 Salesforce 建立為「單一客戶與交易事實來源」是優化CRM系統的核心策略之一。所有與銷售相關的重要資訊（如客戶主資料、聯絡方式、銷售機會、報價、合約、服務案件等）都應集中管理在 Salesforce 中，避免資訊分散於郵件、檔案或其他系統中。為此，必須加強資料整合：將相關系統（如ERP、客服系統、網站表單等）的資料透過API、匯入工具或外掛套件同步/匯入至 Salesforce，使銷售團隊在CRM中即可看到完整的360度客戶視圖，其他部門（例如技術支援、客服等）也能共享同一平台上的資訊。如此一來，可加速跨部門協作並確保提供給客戶的一致體驗。建立資料品質管控機制也是關鍵：設定欄位必填與驗證規則，利用重複資料檢查工具清理重複客戶/聯絡人，確保報表與分析基礎的準確性。

1.3 提升使用者體驗（UX）與採用率\ 採用 Salesforce Lightning Experience 並根據使用者角色優化界面，是提高使用者體驗與CRM使用率的關鍵。建議針對銷售人員的工作流程自訂頁面配置：突出關鍵資訊（例如近期活動紀錄、待辦事項、商機狀態等），減少不必要欄位干擾。可將常用元件（如聯絡人、關聯清單、報價單、文件連結等）放置於首頁或相關物件頁面醒目位置，確保銷售人員在最短時間內找到所需資訊。公司若尚未全面轉換至Lightning，應制定遷移計畫，提供培訓與支援以確保人員順利過渡並掌握新介面。此外，考慮行動端體驗：利用Salesforce Mobile App讓銷售人員可以在外出時快速查詢客戶資訊、更新紀錄並錄入拜訪紀要，從而提升即時性和便利性。

1.4 強化報表與分析能力\ 在資料品質與整合到位後，應充分運用 Salesforce 的報表與儀表板功能，提升銷售管理的洞察力。建立關鍵績效指標（KPI）儀表板，如銷售漏斗分析、業務員業績排行、銷售週期長度、產品銷售分析等。透過這些報表，管理層可實時監控銷售進度和團隊表現，發現瓶頸並及時調整策略。此外，可探索Salesforce Einstein Analytics / CRM Analytics（Tableau CRM）等進階分析工具，對CRM數據進行預測模型、提取洞察。例如利用Einstein Forecasting預測銷售額度達成率，或使用Einstein Discovery找出影響贏單機率的關鍵因素。公司也可考慮將Salesforce資料匯入至Power BI或其他商業智慧（BI）工具，以整合分析來自不同來源的業務數據。不論採用哪種分析工具，都要確保報表分析與決策流程相結合：在每週/月的銷售會議中檢視儀表板和Einstein提供的洞察，驅動以數據為依據的決策文化。

1.5 工具與最佳實踐總結\ 為有效執行以上優化策略，建議善用Salesforce及相關生態系統的工具：

·       Salesforce Flow/Process Builder：配置銷售流程自動化（例如重複任務處理、工作流程觸發），降低人工作業錯誤並節省時間。

·       Salesforce Lightning App Builder：針對不同用戶角色優化頁面佈局與元件，提高重要資訊可見性，減少點擊次數。

·   Einstein 活動擷取（Activity Capture）：自動同步員工的電子郵件、行事曆至CRM，確保溝通紀錄完整（關於此工具的詳細討論見下文）。

·   AppExchange 應用：引入如資料去重與驗證的外掛程式，或針對特定功能（如文件管理、電子簽核、報表增強）的解決方案，以補足標準功能的不足。

·   定期培訓與稽核：將CRM最佳實踐內化為團隊文化，每季度檢查資料完整性與系統使用情況，確保優化措施真正落地並持續改進。

透過上述措施，企業可顯著改善銷售流程的效率和品質。例如，一份內部策略報告指出：導入自動化和整合後，業務部門人員每筆客戶資料的輸入時間減少約30%，商機階段更新的即時率提升50%。這意味著銷售團隊能將更多時間投入於跟進潛在客戶與成交機會上，而不是耗費在行政性工作上。下一節將說明如何利用 Microsoft 365 平台來進一步推動這些改進。

二、Salesforce 與 Microsoft 365 的整合：Outlook、SharePoint 與 OneDrive

2.1 Salesforce 與 Outlook 的深度整合\ 將 Salesforce 與企業郵件（Outlook/Exchange Online）無縫連接，能夠顯著提升銷售溝通與跟進效率。建議安裝並部署Salesforce 官方的 Outlook 增益集 (Add-in)（又稱 Salesforce for Outlook 或 Outlook Integration），透過 Microsoft 365 系統管理中心統一部署給使用者。完成設定後，業務人員即可在 Outlook 郵件介面的右側窗格中看到對應的 Salesforce 資料（例如寄件人的聯絡人或相關的客戶、機會等）。更重要的是，他們可以直接在 Outlook 中將來往郵件、會議邀請和行事曆事件記錄到對應的 Salesforce 紀錄（例如對應的Lead、Contact、Opportunity或Case）。這確保了所有與客戶的互動往來——從電子郵件溝通到會議討論——都完整保存於CRM，避免因人工複製貼上造成遺漏。例如，銷售代表只需在閱讀客戶郵件時點擊側邊欄中的「Log Email」按鈕，即可將此郵件內容自動關聯並儲存到對應的客戶或商機紀錄中。同樣地，在 Outlook 中建立客戶會議邀請時，也能自動同步為Salesforce中的活動紀錄，團隊成員可即時查看會議安排。這種雙向資訊同步使銷售與其他部門\\「所見即所得」\\——無論在CRM還是郵件行事曆，都能看到同樣完整的溝通紀錄。

為進一步提升郵件整合成效，公司可以考慮啟用 Einstein Activity Capture (EAC)。EAC能自動在後台將指定員工的所有收發郵件與行事曆事件，連結到對應的Salesforce聯絡人或商機，免去手動記錄的步驟。值得關注的是，傳統的 EAC 將郵件資料儲存在Salesforce雲中而非本機資料庫，導致無法像手動Log Email那樣直接在報表中分析這些郵件內容。不過，從2025年夏季版開始，Salesforce提供了「同步郵件為活動紀錄 (Sync Email as Salesforce Activity)」的新功能，使EAC也能將郵件記錄為原生的EmailMessage對象，支援報表與API擷取。企業可評估是否需要啟用此功能，以確保電子郵件與會議數據在CRM中的可見性與可用性。總之，透過Outlook與Salesforce的深入整合，銷售團隊能節省大量往返兩個系統的時間，確保所有客戶互動皆有跡可循，並為後續的銷售分析和行動項目奠定資料基礎。

2.2 文件管理與 SharePoint/OneDrive 整合\ Salesforce 與 SharePoint/OneDrive 的整合可大幅改善文件管理和協作體驗。對於銷售提案、合約、產品規格書等非結構化文件，建議利用 Salesforce Files Connect 功能，將Microsoft 365文件儲存服務（如SharePoint文件庫或OneDrive資料夾）與Salesforce關聯。透過Files Connect，我們可以在Salesforce頁面（如帳戶或商機記錄）中掛載一個外部文件來源，讓使用者直接存取對應客戶或專案的文件\\（如合約、報價單、簡報檔等）\\。這麼做有多項優勢：

·   \*\單一資料庫與檔案中心：\\*在Salesforce中即可瀏覽或搜尋相關文件內容，實現「檔案與客戶資訊一處管理」。業務團隊在CRM中就能找到最新的文件版本，無需在雲端硬碟或郵件中反覆搜尋。

·   版本控制與權限管理：SharePoint/OneDrive 提供完善的版本歷程、共同編輯與權限控管功能。在SFDC中引用這些文件時，可確保團隊成員取用到的都是最新版，並尊重已設定的存取權限。

·   \*\存儲成本與效能：\\*大量文件儲存在Salesforce會產生可觀的儲存成本，整合外部文件庫可將文件儲存在M365環境中，降低Salesforce檔案儲存空間的占用與成本。同時，使用M365強大的檔案服務有助於提升大型文件的存取速度和預覽體驗。

為實現上述文件整合，可採取兩種做法：其一是運用 Salesforce 內建的 Files Connect 功能（需在 Salesforce端進行外部資料來源設定，以及在SharePoint管理端註冊Salesforce訪問權限）。另一種方式是考慮 AppExchange 上的專業第三方文件整合解決方案（如 XfilesPro 或 CloudFiles）：這些工具可提供更進階的功能，例如自動雙向同步Salesforce與SharePoint文件、更友好的使用介面，以及針對大型檔案的最佳化處理。事實上，內部建議報告指出：相較原生 Files Connect，此類應用在版本控制、權限繼承和操作便利性方面表現更佳。企業可根據預算和需求衡量選擇何種方案。

2.3 Microsoft 365 其他服務的協同\ 除了上述核心整合外，還有一些Microsoft 365服務可與Salesforce協同工作以提高效率：

·   Excel/Power BI 資料連接：使用 OData API 或第三方外掛，將 Salesforce 的報表或對象資料匯入 Excel Power Query 或 Power BI 進行進一步的資料分析與視覺化。例如，銷售經理可定期將Salesforce中的銷售業績資料匯入 Excel，運用Excel中的分析工具和樞紐分析表挖掘趨勢，或利用Power BI製作跨系統（如結合ERP收款數據）的財務銷售儀表板。

·       \*\PowerPoint 案例引用：\\*透過Copilot（詳見第四章節）或其他辦公增效工具，直接從Salesforce擷取數據生成投影片內容。例如，在PowerPoint中使用Office增益服務，插入來自Salesforce的最新銷售數據或客戶成功案例，減少手動複製貼上的錯誤。

·   \*\Teams郵件協作：\\*如果公司使用Outlook Groups或Teams頻道收件箱，可以考慮將Salesforce通知（例如新商機提醒或客戶支援案例更新）以電郵方式傳送至這些地址，以便在Teams頻道中出現並提醒相關人員。這是一種變通方式，使沒有Salesforce帳戶的團隊成員也能透過Teams收到CRM資訊。

透過與Microsoft 365各項服務的全方位整合，業務流程將更加敏捷順暢。銷售代表不再需要在CRM、郵件、文件儲存、分析工具間來回切換，而是在熟悉的M365環境中即可存取並更新Salesforce資訊。這建立了一層協作的「數位工作區」，支援同步或非同步的工作方式，有效縮短溝通協調時間並降低資訊孤島風險。

三、Salesforce 與 Microsoft Teams 的整合應用場景與實施方式

3.1 Teams 與 Salesforce 整合的價值\ 將 Salesforce 與 Microsoft Teams 平台打通，能進一步提升團隊協作效率。Microsoft 官方已推出 Salesforce for Teams 的協作應用，讓銷售和服務團隊能在 Teams 內直接存取 Salesforce 資料。例如，業務團隊在內部使用Teams討論客戶時，可以直接在對話中提及（@mention）Salesforce紀錄（如客戶、聯絡人、商機、服務案例），所有對應的關鍵資訊都會即時顯示在對話視窗中供團隊成員檢視。團隊成員甚至可以直接在Teams介面開啟並編輯這些Salesforce紀錄，如更新機會的銷售階段、編輯聯絡人資訊等，而無需離開Teams跳轉至瀏覽器開啟Salesforce。另外，團隊可將重要的客戶或商機釘選到Teams的頻道標籤頁面，方便隨時查看最新進展。這些功能讓資訊得以嵌入日常協作環境中，銷售和支援人員不必頻繁在IM與CRM之間切換，大幅節省時間並減少遺漏。

除了資料存取，Teams 與 Salesforce 的整合同樣支援雙向溝通：使用者可以在Teams中將重要對話紀錄快速張貼到對應的Salesforce紀錄（例如將客戶在Teams訊息中的需求貼至該客戶的Chatter留言板），或從Salesforce中透過Teams發送訊息給相關同事。例如，當某筆重要商機的狀態更新為“合約已簽署”時，系統可以自動在Teams的銷售群組中推送通知，@提及該商機相關的團隊成員，提醒大家後續的交付和服務流程。這些即時通知比傳統Email更及時且易於追蹤討論串，確保非CRM使用者也能掌握關鍵資訊。綜上所述，Teams與Salesforce的結合在混合辦公時代提供了一個統一的協作介面，使銷售和服務團隊在一個平台上共享數據與討論策略。內部經驗顯示，此舉可將員工在應用之間切換的時間最多減少約85%，顯著提升協同工作效率。

3.2 Teams 整合的技術實現\ 安裝 Salesforce Teams App： 微軟與Salesforce合作推出的官方Teams App可在Teams Apps目錄或管理中心取得。IT管理員應先在Teams系統管理中心允許該應用，然後將Salesforce App 加入Teams，並針對需使用的團隊/使用者進行部署。部署後，用戶在Teams側邊欄即可看到Salesforce應用程式\\（圖示為Salesforce標誌）\\，點擊即可登入Salesforce帳戶並授權Teams存取其CRM資料。完成授權配置後，團隊成員便可在Teams內使用上述功能（提及與預覽紀錄、釘選標籤、編輯紀錄等）。權限控制方面，Teams內顯示或可編輯的Salesforce資料皆受Salesforce本身的使用者權限限制，確保人員只能看到自己有權訪問的紀錄。

自動化訊息與工作流程： 雖然官方的Teams整合偏重於手動互動，但企業可進一步借助Power Automate（Microsoft Power 平台的一部分）或 Salesforce Flow 等實現自動通知與流程整合。例如，使用Power Automate的Salesforce與Teams連接器，當Salesforce中發生特定事件（如新增商機或更新重要欄位）時，自動觸發流程在Teams相關頻道發布通知，內容可包含客戶名稱、商機金額、狀態變更等，並@提及相應負責人。這樣即使團隊成員沒開啟Salesforce，也能在Teams即時收到關鍵事件提醒。類似地，可設定Flow在服務案例創建或狀態更新時，自動在Teams的服務支援群組中留言提醒客服團隊跟進。須注意的是，透過Power Automate連接Salesforce需要使用Premium Connector（屬付費功能），並且每次觸發都會消耗Salesforce API配額，因此應預估流量避免超出限制。另外，也可考慮第三方如Cyfuno Labs推出的AppExchange套件，該方案在Salesforce內提供管理介面，可自訂何種事件觸發何種Teams通知，並支援建立/歸檔 Teams 頻道、同步Teams使用者狀態等進階功能。

數位「交易室」與協同作業： 建議在Teams中為重要銷售專案建立專屬頻道或群組，作為虛擬「交易協作室」。利用Salesforce與Teams的整合功能，可在該頻道中釘選相關的商機與客戶紀錄頁籤，團隊成員在頻道內就能檢視並編輯該商機的最新資訊。頻道裡的對話則用於分享客戶溝通進展、協調報價方案等，同時透過Teams的檔案功能集中存放該商機的簡報、提案文件（可存於SharePoint並自動顯示在Teams的Files分頁）。此外，可將Microsoft Planner（任務管理）與OneNote（會議記錄）等應用也加至頻道，以管理銷售待辦事項和記錄會議要點。這樣的整合使銷售、技術支援、法律、財務等相關人員都能在單一協作空間中完成從商機洽談到合約簽署的一系列活動，降低溝通成本並提升效率。

四、Salesforce 與 Microsoft 365 Copilot 智慧助理的整合潛力

4.1 Microsoft 365 Copilot：將 AI 引入 CRM\ Microsoft 365 Copilot 是微軟最新推出的人工智慧助理，能夠在 Word、Excel、Outlook、Teams 等應用中理解使用者的自然語言需求，並產生相應輸出（例如撰寫郵件草稿、總結文件、分析資料等）。透過與 Salesforce 整合，Copilot 可成為銷售團隊的強力助手。實現這一點的方式包括：

·       Microsoft Graph Connector for Salesforce： 管理員可在Microsoft 365管理中心設定Salesforce Graph 連接器。該連接器會將 Salesforce CRM中的資料物件（如帳戶、聯絡人、潛在客戶、商機、案例等）編製索引到Microsoft Graph。完成後，Copilot便可存取並搜尋這些CRM資料。這意味著使用者在Teams的Copilot聊天介面中可以直接提問，例如「總結一下我們與客戶X最近的互動」或「列出本季度最大的五筆開放商機」，Copilot會即時從Salesforce擷取相關資訊並給出答案或摘要。Graph Connector會遵循Salesforce的存取權限設定（Profile/Role等），確保Copilot僅能讀取使用者有權訪問的資料。需要注意的是，目前Salesforce Graph Connector對某些特殊的權限（如Territory分派、Personal groups等）支援有限，部署前應參閱微軟的最新限制說明。總體而言，透過Graph Connector，Copilot能將Salesforce豐富的客戶資料納入其知識庫中，讓AI為銷售場景提供更智能的資訊檢索與分析服務。

·   在 Copilot Chat 中查詢與分析 Salesforce 資料： 完成上述連接後，使用者可在日常工作中運用Copilot快速獲取並分析CRM資訊。例如，在Microsoft Teams的Copilot聊天中詢問「今年迄今我們已簽約但尚未交付的前五大專案是哪些？」，Copilot將搜尋Salesforce中的商機和合約資料，找出符合條件的專案並生成清單。又如，銷售經理可以請Copilot根據Salesforce中的資料產生銷售業績報告摘要，Copilot會從商機和預測對象提取數據，自動生成摘要報告甚至製作PowerPoint簡報初稿，極大減輕人工匯整數據的負擔。內部試點結果顯示，借助Copilot，報告撰寫和分析所耗時間平均減少20-30%。

·   Copilot 與 Salesforce 智慧助理的協同： 除了直接透過Graph Connector讓Copilot讀取Salesforce資料外，Microsoft亦推出專為銷售領域設計的Sales Copilot（前身為Viva Sales）。Sales Copilot是一款安裝於Outlook和Teams中的AI插件，可與Salesforce連接並提供銷售情境下的AI建議與自動化。例如，在Outlook中閱讀客戶郵件時，Sales Copilot能在側欄自動顯示來信客戶的Salesforce資訊，並提供一鍵產生郵件回覆草稿的建議；當業務與客戶開完會議後，Sales Copilot能根據Teams會議的語音逐字稿自動產出會議紀要、後續待辦事項清單，並提示使用者一鍵將這些內容記錄回對應的Salesforce商機或客戶紀錄中。透過Sales Copilot，銷售人員可更輕鬆地完成會後跟進工作（如編寫跟進郵件、更新CRM紀錄），而AI生成的資訊也會自動歸檔到CRM內，供團隊共享，確保知識留存在系統中。

4.2 Copilot 與 Salesforce 整合的實施要點\ 在導入 Microsoft 365 Copilot 與 Salesforce 的整合時，需注意以下技術與流程要點：

·   權限與版本要求： 首先，必須確認公司使用的 Salesforce 版本具備開放API存取的權限，因為無論是使用 Graph Connector 還是 Sales Copilot，都需要透過API讀取Salesforce資料。一般而言，Enterprise版（含)以上預設已開啟 API 權限；Professional版則可能需要額外購買API配額升級；Essentials（基礎版）則不支援API而無法與外部系統整合。如果當前版本受限，可能需要評估升級方案。另一個考量是API使用量：Enterprise版預設每日提供100,000次API調用（可隨使用者數量增加）。預計Copilot與Sales Copilot連接啟用後，會大幅增加API請求次數（例如頻繁的資料查詢與AI分析），因此需監控每日API用量，若接近上限應及時優化或考慮申請額外配額。

·   資料安全與合規： 在讓 Copilot 學習存取CRM資料前，務必檢視並落實企業的資料安全策略，確保敏感客戶資訊不會被未授權的人透過AI查詢取得。Graph Connector在索引Salesforce資料時，會遵循Salesforce既有的存取控制（如物件/欄位可見性、角色權限等）。企業應檢查並完善Salesforce內部的角色權限配置，確保資料權限最小化原則得到遵守。此外，微軟的Copilot服務本身也有，但企業仍應對關鍵資料（如機密商業情報、個資等）設置適當的資訊防護策略（例如使用Microsoft Purview進行資料分類和DLP策略）。

·   授權與成本管控： 目前 Microsoft 365 Copilot 屬新增的付費附加元件，每位使用者每月約需支付30美元。而Sales Copilot（Viva Sales）亦為獨立的授權SKU（通常包含於Dynamics 365或需另行訂購）。在大規模部署前，建議先挑選部分銷售人員進行試點（例如4週），衡量他們實際的使用頻率與節省的時間效益，再決定是否擴大實施範圍。微軟亦提供相關的ROI計算工具與案例，可用於向管理層說明投入與產出的預期比值。另外，若企業只計畫有限度地使用Graph Connector與Power Automate進行簡單整合（如查詢與通知），而暫不部署完整的Copilot for Sales，也可以視情況不購買Sales Copilot授權。總之，需要在效益與成本之間取得平衡，制定清晰的預算與效益評估。

·   員工培訓與變革管理： AI 助理的引入將改變傳統的工作方式，需要關注使用者的培訓與適應。據調查，目前僅約37%的中小企業員工對自身AI技能有信心。因此，建議在導入Copilot的同時，開展專門的培訓計畫，教授銷售團隊如何在Outlook、Teams中有效運用這些AI功能（例如如何撰寫有效的提示詞Prompts，以獲取所需的資訊或郵件範本）。同時也要建立使用準則，如明確哪些場合應使用AI生成內容、如何審核AI提供的資訊等，以確保結果的專業性與正確性。透過試點案例的分享與成功經驗的宣導，提高團隊對新工具的接受度，減輕變革阻力。

透過以上方式，Salesforce 與 Microsoft Copilot 的融合將讓CRM系統升級為一個配備 AI 助理的智慧銷售平台。銷售人員能更快速地獲取資訊並完成繁瑣工作，而管理層也能透過AI生成的洞察更好地指導決策。內部預期，這將使銷售跟進效率至少提升40%、團隊協作更加敏捷，從而在激烈的市場競爭中取得先機。

五、市場現有的整合工具及其適用情境與限制

在推動上述整合方案過程中，可以善用低程式碼/無程式碼的整合服務與外掛來加速實施。然而，不同工具各有優劣，需根據企業的IT架構和資源選擇合適的方案。以下對幾種常見工具的角色與限制進行比較：

·   Zapier：Zapier是一種雲端工作流程自動化平台，透過「觸發-動作」（Trigger/Action）機制，使用者可在Salesforce與數百種應用（包括Outlook、OneDrive等）之間建立自動化工作流程。例如，可設定「當 Salesforce 新增潛在客戶時，自動在 Outlook 傳送通知郵件」或「商機階段變更時，自動在Teams頻道發佈訊息」等。Zapier的優點是易於使用，無需撰寫程式碼即可快速實現跨系統資料傳遞和任務自動化，非常適合原型驗證或中小型專案的簡易整合需求。

然而，其限制在於：（1）由於在Salesforce與外部系統間充當中介，大量頻繁的資料同步可能受限於Zapier的任務配額和延遲，不適用於高頻、大批量的資料同步情境；（2）進階的商業邏輯（例如多步驟、條件分支、迴圈等）實作起來可能較複雜，且在Zapier上的除錯追蹤不易；（3）由於資料將經過第三方雲服務，企業需注意資料安全與隱私，確保符合內部合規要求。Zapier提供付費方案來增加任務數與功能，如使用即需確保成本在預算範圍內。

·  
Microsoft Power Automate：Power Automate 是 Microsoft 提供的自動化流程服務，與Teams、Outlook等M365產品有高度整合。其擁有預建的Salesforce連接器，可用於在兩者間傳輸資料和觸發流程。例如，可使用 Power Automate 監控 Salesforce 觸發的事件（如有新案件建立），然後在Teams中建立對應的工作項或通知，也可將Teams訊息內容寫回Salesforce的記錄中。

相較於Zapier，Power Automate更適合企業環境：管理員可以統一管理流程權限並監控執行情況，而且資料流轉皆發生在企業信任的Microsoft雲環境中，安全性更高。Power Automate亦可處理較複雜的工作流程和條件邏輯，並與企業其他內部系統（甚至本地數據庫）集成。不過，其缺點包括：使用Salesforce連接器需有額外授權（屬付費服務）；對使用者來說介面較複雜，有一段學習曲線；以及與Salesforce的互動同樣受制於API調用配額，需要做好流量管理以免超限。

·  
(X) 第三方專用外掛/中介軟體：除了上述兩種廣泛用途的iPaaS平台，市場上也有一些專為Salesforce與M365/Teams整合的解決方案和外掛。例如前文提到的Cyfuno Labs推出的Teams通知外掛、或 Riva Engine 等企業整合中介軟體。這些方案通常由專業公司開發，提供更針對性的功能（例如：更豐富的通知類型、線上會議排程同步、雙向聯絡人/日曆同步等），並附帶技術支援。第三方外掛的優勢在於：由於專注於特定整合場景，可能比通用平台擁有更簡化的設定流程與更可靠的效能；同時供應商提供的技術支援可加快解決問題。然而，其挑戰在於成本較高（通常需要年度授權費用），並增加對外部供應商的依賴與鎖定風險。企業在選擇此類方案時，應評估其功能是否真正符合自身需求，以及供應商的可信度與長期維護能力。如果核心功能可以透過Salesforce官方工具或M365原生功能實現，則優先使用官方支援的方案，以降低日後維護風險；只有在官方方案無法覆蓋需求的情況下，再考慮引入第三方產品。

小結：整合工具的選擇須視企業規模、技術資源與安全合規要求而定。對於大多數以Microsoft 365為主的環境，優先考慮官方解決方案（如Salesforce Outlook外掛、Teams App、Power Automate），在此基礎上輔以Zapier等簡易自動化或其他AppExchange套件來填補特定空白。這種\\「官方為主、輔以第三方」\*\*的策略既能確保穩定安全，又保持靈活性。接下來，我們將綜合以上建議，給出分階段的實施步驟與可能面臨的風險對策。

六、技術整合架構與實施步驟建議

6.1 整合架構藍圖\ 綜合以上分析，建議構建一套以 Salesforce 為核心、Microsoft 365 平台為協作與生產力工具、AI 助理為輔的整合架構。其關鍵組成包括：

·   Salesforce CRM – 核心客戶及銷售資料庫，涵蓋客戶主檔、聯絡人、潛在客戶、商機、合約、案件等對象，以及相關的銷售流程自動化（如Flow）、報表儀表板和Chatter協作。Salesforce做為單一事實來源，串聯其餘所有工具的資料。

·       Outlook + Salesforce 增益集 – 郵件和行事曆與CRM雙向整合。業務人員使用Outlook處理郵件行程時，可查看和更新Salesforce資訊，郵件及會議自動儲存到CRM。此部分透過Lightning for Outlook（M365 Add-in）及Einstein Activity Capture實現。

·       Microsoft Teams – 內建Salesforce App作為協作介面。團隊成員在Teams頻道和聊天中提及Salesforce紀錄、分享銷售資訊，釘選關鍵紀錄至標籤頁；結合Power Automate/Flow實現關鍵事件的自動通知和任務同步。

·       Microsoft 365 Copilot & Sales Copilot – AI 智慧助理深度學習企業知識。Copilot透過Graph Connector存取並分析Salesforce與M365中的資訊，在Word/Excel/Outlook/Teams中提供智慧建議、摘要和內容生成；Sales Copilot作為銷售專屬AI工具，嵌入日常工作流程中協助自動撰寫郵件、會議摘要並同步CRM。

·   文件儲存系統 (SharePoint/OneDrive/NAS) – 大檔案與非結構化文件的集中存放與管理平台。透過與Salesforce的連結（Files Connect或AppExchange套件），實現Salesforce記錄與文件庫的雙向關聯與同步。技術上可採混合雲架構：將需要AI讀取或共編的文檔存於SharePoint/OneDrive，歷史資料與大容量檔案繼續存於內部NAS，並以連結/路徑方式在Salesforce中引用。

上述架構旨在讓Salesforce與M365各元件優勢互補：Salesforce管理結構化CRM資料與流程，M365提供使用者熟悉的協作體驗與AI能力，文件存儲在適合的平台，所有部分通過安全的API和授權機制串聯。在此架構下，銷售人員的日常工作70%以上都可在這個整合環境中完成，極大降低系統切換成本，提高數位化工作效率。

6.2 分階段實作路線圖

6.3 潛在風險與對策\ 在推行Salesforce與M365/Copilot/Teams整合和系統優化的過程中，需要注意以下挑戰與風險，並採取相應的緩解措施：

·   技術和系統限制： 如前所述，確保您的 Salesforce 版本具備API權限和足夠的API調用配額，否則整合無法順利運行。對於無法提供API存取的舊版本，可能需要升級至更高版本或購買額外配額。針對Salesforce與M365整合所使用的連接器，也務必留意廠商發布的相容性與生命週期資訊。例如，微軟在2025年停用傳統驗證方式，使舊版Salesforce Outlook增益集失效；企業須密切關注此類公告並及時更新相關外掛程式，以避免業務中斷。

·   資料安全與存取： 資料在多平台間流動時必須確保安全和合規。為此，建議實施嚴格的存取控制和加密措施：在Salesforce中檢查各Profile與Role的權限設定，防止敏感資訊透過整合界面暴露給未經授權的人員。同時，利用M365的安全功能（如Microsoft Purview資料防洩漏DLP、資料分類標籤等）來保護從Salesforce同步到M365的商業資料，尤其是在Copilot索引了CRM資料的情況下，更應設定適當的存取稽核和日志監控。對於使用Zapier等第三方服務的整合，要評估其隱私政策與資料儲存位置，避免違反公司合規要求。

·   用戶採納與變革管理： 新工具和流程的導入需要員工的理解與配合。如果銷售人員習慣於傳統作業模式，可能對改用新系統、特別是AI工具存在抗拒或不熟悉。為降低這種風險，企業應該提供充足的教育訓練和支持：例如舉辦培訓課程演示如何在Teams中mention Salesforce紀錄、如何撰寫Copilot指令、如何解讀AI生成的建議等。同時，管理層應該明確傳達整合項目的價值，強調這些工具將減輕工作量而非增加負擔，以提高員工的參與度和信心。可挑選\*\內部「數位應用高手」\\*擔任Copilot與Teams整合的推廣大使，在日常工作中示範其用處並協助同事答疑。持續收集使用者反饋，改善系統易用性，例如調整界面設計或流程配置以符合實際習慣。

·   項目管理與協同： 由於本整合專案涉及多個系統和部門（IT、銷售、客服等），在實施過程中需要強有力的項目管理。建議成立跨部門專案小組，指定專案經理負責統籌計畫執行，制定明確的時程與里程碑（可參考上方路線圖），並定期檢討進度和風險。確保高階主管的支持以及各部門的協作投入，及早發現並解決問題。

6.4 未來展望與結論\ 透過對 Salesforce 平台的優化，以及與 Microsoft 365、Teams、Copilot 等工具的深度整合，企業可打造一個以客戶關係管理為核心、人工智慧賦能的銷售協作生態系統。銷售團隊將因流程自動化和資料整合而解放生產力，將更多精力投入開發商機與服務客戶；管理階層則可藉助即時、準確的數據分析與AI洞察來做出更明智的決策。值得注意的是，這種整合不僅能帶來內部效率的提升，更能轉化為外部客戶體驗的改善：銷售和支援人員共享資訊後，響應客戶需求更快速，跨部門協同更順暢，從而提高客戶滿意度與業務成功率。

最後，雖然技術整合能帶來顯著效益，但其成效取決於人與流程的配合。建議將本報告作為內部提案的基礎後，進一步細化執行計畫，明確各項任務的責任人與KPI指標。在推進過程中持續蒐集團隊反饋並優化方案。展望未來，企業還可考慮引入更多創新技術（如Salesforce Einstein GPT、Copilot Studio打造專屬AI代理等）來強化 CRM 與協作平臺的智能化程度，保持在數位化銷售領域的競爭優勢。通過持續的優化與創新，魏贊科技（或相應企業）將能建立起一套高效、智慧且以客戶為中心的銷售運營體系，在瞬息萬變的市場中立於不敗之地。

Salesforce 業務團隊效能優化分析報告 (無表格版)

報告日期：2026 年 2 月 6 日

分析範圍：Salesforce Lightning 環境 (d5j00000clb4iead)

作者：Manus AI

1. 執行摘要

本報告旨在對貴公司當前的 Salesforce Lightning 環境進行全面性分析，特別針對業務人員的日常工作流程，對比業界領先的銷售實踐

，識別出應優化而未優化的設定，以及應自動化而未自動化的關鍵流程。我們的分析結論是，目前的系統配置尚處於基礎應用階段，其在銷售流程標準化、流程自動化、數據分析與 AI 智能應用等方面，均存在顯著的提升空間。透過本報告提出的具體改善建議，預期能大幅提升業務團隊的工作效率、數據品質與最終的銷售績效。

2. 核心發現：應優化而未優化的設定

我們從五個核心維度識別出當前系統配置中的主要優化缺口，這些問題直接影響業務人員的日常效率與決策品質。

2.1. 銷售流程與資料管理

目前的資料結構與銷售階段定義過於簡化，無法有效支撐一個現代化的銷售團隊。我們發現潛在客戶 (Lead) 與銷售機會 (Opportunity) 的管理存在嚴重斷層。

Salesforce 的最佳實踐強調，一個清晰且標準化的銷售流程是提升團隊績效的基石。從潛在客戶的產生到交易的完成，每個階段都應有明確的定義與指引

。

在潛在客戶管理方面，主要問題在於狀態值不標準（例如「會議室規劃」），且缺乏來源追蹤與評分機制，同時也未設定引導路徑 (Lead Path)。這些缺失共同導致了潛在客戶分類的混亂，使業務人員無法有效區分線索的優先級，缺乏明確的跟進指引，最終容易造成高價值線索的流失。

在銷售機會管理上，觀察到銷售階段的定義過於簡化（僅有「訂單成立/未成立」），並且缺乏如金額、成交機率等關鍵預測欄位。這種配置使得系統無法形成一個有效的銷售漏斗 (Sales Funnel)，管理者因此難以準確預測業績，也無法通過數據識別銷售流程中的瓶頸所在。

在資料品質方面，存在帳戶命名不規範（包含內部編號）以及部分關鍵欄位（如職稱）資料缺失的問題。這不僅影響報告的準確性與專業性，還會增加後續資料清理的額外負擔，甚至可能在客戶溝通中引發失誤。

2.2. 報告與儀表板

數據可視化工具是業務團隊的眼睛，但目前系統中的報告與儀表板未能發揮其應有價值。首先，內容陳舊且單一，絕大多數報告與儀表板均為系統預設範本，缺乏針對業務需求的客製化內容，且報告命名多為英文，不利於本地團隊使用。這直接導致業務人員與管理者無法從數據中獲得有效洞察，例如無法追蹤業績目標達成率、分析銷售活動效率或識別高風險商機。其次，系統缺乏主動推送機制，所有報告均未設定自動訂閱，這意味著團隊成員需要手動查詢報告，資訊傳遞呈現被動且滯後的狀態，使團隊無法即時應對市場變化或客戶需求。

2.3. Einstein AI 功能

Salesforce Einstein 作為強大的內建 AI 引擎，其潛力遠未被開發。當前，AI 助理處於閒置狀態，首頁的「助理」元件始終顯示「沒有需要注意的事情」，這讓公司錯失了利用 AI 主動提醒業務人員處理高優先級任務、跟進關鍵商機或識別客戶風險的寶貴機會。同時，系統缺乏智能評分機制，未啟用潛在客戶評分 (Lead Scoring) 與機會評分 (Opportunity Scoring)，導致業務人員需花費大量時間自行判斷線索的優先級，而無法將主要精力聚焦在高成交機率的商機上。最後，活動記錄流程中斷，由於未配置 Einstein 活動擷取 (Activity Capture) 功能，業務人員需要手動記錄大量的郵件與會議，這不僅耗時，也容易造成活動資料的遺漏，進而影響客戶關係管理的完整性。

3. 核心發現：應自動化而未自動化的流程

流程自動化是釋放銷售團隊生產力的關鍵

。目前系統中僅有兩個自訂流程，且其中一個未啟用，顯示自動化程度嚴重不足，大量重複性工作仍依賴手動完成。

3.1. 高優先級自動化需求

以下流程的自動化將直接且顯著地提升團隊效率。首先是潛在客戶自動分配，目前所有新進潛在客戶似乎都需手動指派，效率低下。若能改為根據預設規則（如地區、產業）自動分配，將能確保潛在客戶在第一時間被正確的人員跟進，響應時間可從數小時縮短至數分鐘。其次是任務與提醒自動化，目前「今日工作」區塊空白，缺乏自動提醒機制。若能針對超過特定天數未聯繫的客戶、即將到期的合約或逾期的商機，讓系統自動建立跟進任務並發送提醒，預計可降低至少 80% 的客戶遺漏率。最後是關鍵事件通知，目前銷售階段變更、新商機指派等關鍵事件，仍依賴口頭或手動通知。若能透過 Email、Slack 或 Line 等即時通訊工具自動通知相關人員，將能確保資訊同步，顯著加速團隊協作。

3.2. 中優先級自動化需求

這些自動化能進一步優化銷售流程，提升客戶體驗。例如，建立報價審批流程，對超過特定金額的報價單自動啟動審批，以確保定價策略的合規性。又如，設定潛在客戶轉換後續任務，當一個潛在客戶成功轉換為帳戶與連絡人後，自動為業務人員建立一系列標準化的後續跟進任務。此外，還可以設定歡迎郵件，對新建立的潛在客戶自動發送一封標準的歡迎郵件，以提升公司專業形象。

4. 具體改善建議與實施藍圖

我們建議採用分階段的方式進行優化，以確保平穩過渡並快速見效。

第一階段：基礎建設（預計 1-2 週）

此階段專注於建立穩固的數據與流程基礎。優先任務包括銷售流程標準化，即重新定義潛在客戶狀態與銷售機會階段；優化頁面佈局，在核心物件的頁面中加入關鍵欄位；建立引導路徑，為潛在客戶與銷售機會啟用並配置路徑 (Path)；以及報告與儀表板翻新，建立至少五個核心業務報告並整合至一個全新的中文業務儀表板。

第二階段：流程自動化（預計 2-4 週）

此階段專注於將重複性手動工作轉為自動化流程。優先任務包括建立潛在客戶分配規則，使用 Salesforce Flow 實現自動分配；部署自動提醒機制，建立 Flow 每日檢查並為符合條件的記錄建立提醒任務；以及設定即時通知，配置電子郵件警示或與即時通訊工具整合，實現關鍵事件的自動通知。

第三階段：啟用 AI 智能（預計 4-6 週）

此階段專注於釋放 Einstein AI 的潛力，實現數據驅動的智能銷售。優先任務包括啟用智能評分，開啟並配置 Einstein 潛在客戶評分與機會評分功能；配置活動自動擷取，連接公司的郵件伺服器讓 Einstein 自動同步業務活動；以及優化 AI 助理，配置助理使其能夠主動提供下一步最佳行動建議。

5. 預期效益與結論

完成上述三階段的優化後，我們預期貴公司將獲得顯著的量化與質化效益。

在量化效益方面，預計手動資料輸入時間可減少 40% 至 60%，銷售預測準確度可提升 30% 至 50%，而每位業務人員每日的可用銷售時間預計能增加 1 至 2 小時。

在質化效益方面，將能提升客戶體驗，提供更快速、個人化且一致的互動；增強團隊協作，透過透明的數據與即時通知打破資訊孤島；並有助於形成數據驅動的決策文化，從依賴直覺轉向基於數據的科學決策。

總而言之，貴公司的 Salesforce 環境擁有巨大的優化潛力。透過對銷售流程的標準化、關鍵流程的自動化以及 AI 功能的智能化，完全可以將其從一個被動的資料記錄工具，轉變為驅動業務增長的核心引擎。我們強烈建議立即啟動第一階段的優化工作，為實現更高效、更智能的銷售管理奠定堅實的基礎。

Salesforce 業務人員即刻行動五大建議

根據我們對 Salesforce 環境的深入分析，我們為第一線的業務人員整理出以下五項可立即採取的行動建議。這些建議旨在幫助您在現有系統框架下，透過改善個人使用習慣，快速提升工作效率與銷售成果。

建議一：立即更新與充實您的客戶資料

為什麼重要？

報告指出，目前系統中存在大量不完整或不標準的客戶資料，例如「潛在客戶」缺乏職稱，「帳戶」名稱含有內部編號等。不準確的資料會直接影響您對客戶的判斷，甚至可能在溝通中造成誤會。完整且高品質的資料是實現個人化跟進與未來 AI 智能推薦的基石。

如何行動？

1.盤點您的客戶：花 30 分鐘瀏覽您名下的「潛在客戶」與「帳戶」清單。

2.補充關鍵資訊：優先補充「職稱」、「公司」、「電話」與「電子郵件」等核心欄位。

3.標準化命名：若發現客戶名稱含有編號（例如：麗嬰房股份有限公司 C1100202），請手動將其更正為標準的公司全名，並建議管理者將編號移至獨立欄位。

建議二：養成每日查看與使用「工作 (Tasks)」的習慣

為什麼重要？

我們發現首頁的「今日的工作」與「今日的事件」區塊經常是空的。這表示您可能未使用 Salesforce 來規劃每日的銷售活動。將待辦事項記錄在系統中，不僅能幫助您更有條理地工作，也能讓團隊與主管了解您的工作進度，更是未來實現自動化提醒的基礎。

如何行動？

1.建立您的第一個工作：今天就為一個您需要跟進的客戶，在 Salesforce 中建立一個「工作」項目，例如「下午三點致電 ABC 公司確認報價」。

2.設定到期日：為每一個工作設定明確的到期日與時間。

3.每日回顧：每天早上第一件事，就是查看「今日的工作」清單，規劃一天的優先順序。完成一項，就將其標示為「完成」。

建議三：標準化您的銷售機會階段更新

為什麼重要？

報告顯示，目前「銷售機會」的階段定義過於簡化（僅「訂單成立/未成立」），這無法真實反映銷售過程的進展。即使在系統管理員更新階段設定前，您個人也可以先採用更標準的思考框架來管理您的商機，這有助於您更清晰地預測成交可能性。

如何行動？

1.盤點您的機會：檢視您所有「開啟中」的銷售機會。

2.在心中劃分階段：嘗試將每個機會歸類到一個更細緻的階段，例如：1. 需求探索 -> 2. 提案報價 -> 3. 商務談判 -> 4. 合約審批 -> 5. 贏得訂單/輸掉訂單。

3.與主管溝通：主動與您的銷售主管討論，建議團隊統一銷售階段的定義，並請求系統管理員協助修改系統設定。

建議四：善用「報告 (Reports)」功能追蹤個人績效

為什麼重要？

雖然目前的報告多為系統預設，但它們仍然是您了解自己銷售狀況最直接的工具。定期查看報告能幫助您發現問題、識別機會，並以數據支持您的銷售策略。

如何行動？

1.探索現有報告：花 15 分鐘點擊並查看「報告」頁籤中的所有報告，特別是與「銷售機會」和「潛在客戶」相關的報告。

2.建立您的第一個自訂報告：嘗試複製一個現有報告，並加入您認為重要的欄位（例如，在機會報告中加入「潛在客戶來源」或「產品類別」），將其另存為您的個人報告。

3.定期檢視：每週固定一個時間（例如週五下午），查看您的個人化報告，回顧本週的銷售活動與成果。

建議五：主動記錄每一次客戶互動

為什麼重要？

由於系統尚未啟用如「Einstein 活動擷取」等自動化功能，手動記錄每一次的客戶互動變得至關重要。完整的互動歷史不僅是團隊的寶貴資產，也是您進行客戶關係管理、判斷客戶溫度的重要依據。

如何行動？

1.即時記錄：在每一次與客戶通話、會議或發送重要郵件後，立即在該客戶的「活動」或「Chatter」區塊中，簡要記錄互動的重點摘要與下一步行動。

2.善用範本：如果您經常需要記錄相似的內容，可以考慮使用文字編輯器建立自己的記錄範本，以加快記錄速度。

3.養成習慣：將「記錄活動」視為銷售流程中不可或缺的一環，就像您打完電話需要掛斷一樣自然。

透過實踐以上五項建議，您不僅能立即改善個人的工作流程與效率，也將為整個團隊未來導入更進階的系統優化與自動化功能，奠定最堅實的基礎。

啟用如「Einstein 活動擷取」等自動化
Salesforce 系統啟用 Einstein 活動擷取
但業務人員 發Email及報價 是在本地電腦M365執行,有安裝 salesforce Outlook 自動增益

這是一個非常好的問題。當 Salesforce 啟用 Einstein 活動擷取 (Einstein Activity Capture, EAC)，而業務人員使用本地電腦的 M365 Outlook 並安裝了 Salesforce Outlook 增益集時，確實會產生一些需要注意的狀況。以下是詳細分析：

潛在狀況與考量

一、功能重疊與資料同步衝突

Einstein Activity Capture 與 Salesforce Outlook 增益集 都具備將郵件和行事曆活動同步到 Salesforce 的功能，但兩者的運作機制不同：

Einstein Activity Capture (EAC)：

• 在伺服器端自動運作，透過連接 Microsoft 365 雲端帳戶來擷取郵件與行事曆。

• 自動將郵件與事件關聯到 Salesforce 中的相關記錄（潛在客戶、連絡人、帳戶等）。

• 資料儲存在 Salesforce 的「活動時間軸」中，但預設不會建立標準的「工作」或「事件」記錄（除非啟用特定設定）。

Salesforce Outlook 增益集：

• 在客戶端運作，需要業務人員手動點擊「記錄到 Salesforce」按鈕。

• 將郵件或事件作為標準的「活動」記錄儲存到 Salesforce。

• 業務人員可以選擇要關聯到哪一筆記錄。

潛在問題：若兩者同時啟用且未妥善配置，同一封郵件可能會在 Salesforce 中出現兩次——一次由 EAC 自動擷取，一次由業務人員透過增益集手動記錄。這會造成資料重複，影響報告的準確性。

二、報價單的處理限制

Einstein Activity Capture 的限制：

• EAC 主要擷取的是郵件的元數據（寄件人、收件人、主旨、時間戳記）和郵件內文。

• 對於附件（如報價單 PDF 或 Excel 檔案），EAC 不會自動將附件內容上傳或解析到 Salesforce。

• 因此，即使啟用了 EAC，業務人員發送的報價單附件本身並不會自動出現在 Salesforce 記錄中。

Salesforce Outlook 增益集的優勢：

• 透過增益集手動記錄郵件時，業務人員可以選擇是否一併上傳附件到 Salesforce。

• 這對於需要在 Salesforce 中保留報價單副本的情境更為實用。

三、建議的配置策略

為了讓兩個工具協同運作而非互相衝突，建議採取以下策略：

策略一：明確分工

• EAC 負責自動擷取所有郵件往來的「背景資訊」，讓主管和團隊成員能快速了解客戶互動歷史。

• Outlook 增益集 則由業務人員在需要特別標記重要郵件或上傳報價單附件時手動使用。

策略二：調整 EAC 設定以避免重複

• 在 Salesforce 設定中，可以配置 EAC 的「活動共享設定」，選擇將擷取的活動僅顯示在「活動時間軸」中，而非建立獨立的活動記錄。

• 這樣可以減少與 Outlook 增益集手動記錄產生重複的機會。

策略三：教育訓練業務人員

• 讓業務人員了解兩個工具的差異：

  • 「EAC 會自動幫你記錄郵件，你不需要每封都手動記錄。」

  • 「但如果你發送了重要的報價單，請使用 Outlook 增益集手動記錄，並勾選上傳附件。」

總結

啟用 Einstein Activity Capture 並搭配 Salesforce Outlook 增益集是完全可行的，但需要注意以下幾點：

1. 資料重複風險：兩者可能同時記錄同一封郵件，需透過設定或使用規範來避免。

2. 報價單附件不會自動同步：EAC 不處理附件，重要報價單仍需透過增益集手動上傳。

3. 建議明確分工：EAC 負責自動化背景記錄，增益集負責重要文件的手動歸檔。

如果您需要，我可以進一步協助您規劃 EAC 與 Outlook 增益集的最佳配置方案，或撰寫一份給業務人員的操作指南。

2026/02/06
主旨：【重要通知】Salesforce Einstein Activity Capture (EAC) 已啟用，請立即連線您的 M365 帳戶

各位業務團隊的夥伴，

大家好！

為了提升團隊的銷售效率並自動化客戶活動記錄，我們已在 Salesforce 中正式啟用 Einstein Activity Capture (EAC) 功能。此功能將自動同步您 M365 帳戶中的電子郵件與行事曆活動，讓您無需再手動記錄每一筆客戶互動。

為確保此功能順利運作，請您務必依照以下步驟，在 Salesforce 中連線您的 M365 帳戶。

A. 業務人員操作：連線您的 M365 帳戶 (詳細步驟)

預計花費時間： 3 分鐘

1.登入 Salesforce Lightning Experience

2.進入個人設定

•點擊右上角的個人頭像

•選擇「設定 (Settings)」

3.找到 Einstein Activity Capture 設定

•在左側的「快速尋找 (Quick Find)」搜尋框中，輸入 Einstein

•點擊「Einstein Activity Capture」下的「共用設定 (Sharing Settings)」或「已連線帳戶 (Connected Accounts)」

4.開始連線帳戶

•點擊「連線帳戶 (Connect Account)」或「新增帳戶 (New Account)」按鈕

•系統會提示您選擇電子郵件服務，請選擇「Microsoft Office 365」並使用您的公司帳號登入

5.完成 Microsoft 授權

•系統將會跳轉至 Microsoft 登入頁面，請輸入您的公司 M365 帳號密碼

•同意授權 Salesforce 存取您的郵件與行事曆資訊

完成以上步驟後，EAC 將開始在背景自動同步您的客戶郵件與會議，您將可以在客戶記錄的「活動時間軸」中看到這些資訊。

B. 管理員操作：將使用者新增至 EAC 組態

為了讓業務人員能夠使用 EAC，管理員需要將他們加入到已啟用的組態中。

1.進入設定

•點擊右上角齒輪圖示，選擇「設定 (Setup)」

2.導航至 Einstein Activity Capture

•在「快速尋找」中輸入 Einstein Activity Capture

•點擊「設定 (Settings)」

3.管理使用者

•找到您已建立的組態，點擊旁邊的下拉選單並選擇「編輯 (Edit)」

•進入「使用者與設定檔指派 (Users and Profiles)」頁面

•將需要使用此功能的業務人員從「可用的 (Available)」清單移動到「已選取的 (Selected)」清單

•儲存設定

C. 新的工作流程提醒：EAC 與 Outlook 增益集如何分工？

為了避免資料重複，請遵循以下原則：

功能

EAC 自動處理

Outlook 增益集手動處理

日常郵件

✓ (自動同步至活動時間軸)

(無需操作)

重要郵件/報價單

(僅同步文字內容)

✓ (請手動記錄並上傳附件)

行事曆/會議

✓ (自動雙向同步)

(無需操作)

連絡人

✓ (SF→M365 單向同步)

(無需操作)

簡單來說： 日常活動交給 EAC 自動記錄，只有在寄送重要報價單或需要手動附加檔案時，才使用 Outlook 增益集。

若在設定或使用上有任何問題，請隨時與我們聯繫。

感謝您的合作！